Aspect: 1.5.6 : Gestion des documents
Cet aspect porte sur les systèmes de gestion des documents qui facilitent la collecte, le classement, l’analyse et le stockage des données et des informations, ainsi que leur distribution et leur diffusion.
La gestion des documents est fondamentale car elle permet de conserver une trace des travaux du parlement, de fournir aux parlementaires et au personnel les informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs activités, d’informer le public sur les travaux du parlement et de renforcer la mémoire institutionnelle.
Dans le présent aspect, la "gestion des documents" concerne l’ensemble des documents produits par le parlement, les parlementaires et le personnel parlementaire. Il s’agit des informations et documents officiels issus des travaux du parlement, ainsi que des registres de l’administration parlementaire et des documents produits par les parlementaires dans le cadre de leurs fonctions de représentation.
Voir également l’aspect 1.3.8 : Tenue des registres, l’indicateur 2.2 : Intégrité institutionnelle, l’indicateur 3.1 : Transparence des processus parlementaires et l’indicateur 3.2 : Communication Communication The process of exchanging information, opinions and ideas through dialogue and interactions between people, or between government institutions and people. et diffusion de l’information parlementaire.
Objectif
Évaluez votre parlement au regard de cet aspect
Critères d'évaluation
N° 1 : Règles et procédures
Le parlement dispose de règles, de procédures et de processus de gestion des documents pour la création, le traitement, le classement, le stockage, l’archivage, l’extraction, la suppression et la diffusion de l’information.
N° 2 : Dépôt central
Tous les documents du parlement sont stockés de manière sécurisée dans un ou plusieurs dépôts centraux.
N° 3 : Accès aux documents du parlement
Les documents du parlement peuvent être consultés par les parlementaires et le personnel, en fonction de leurs besoins, ainsi que par le public, conformément aux règles et procédures relatives à la gestion des documents.
Comment mener à bien l'évaluation
L’aspect examiné ici est apprécié selon plusieurs critères, qui doivent être évalués séparément. Pour chaque critère, veuillez choisir parmi les six appréciations proposées (Néant, Médiocre, Moyen, Bon, Très bon et Excellent) celle qui correspond le mieux à la situation dans votre parlement, et fournir des éléments à l’appui de votre appréciation.
Exemples d’éléments permettant d’étayer l’évaluation :
- Règles, procédures ou processus relatifs à la gestion des documents
- Éléments indiquant l’existence d’un ou plusieurs dépôts centraux pour les documents du parlement
- Éléments indiquant que les documents sont disponibles sur le site web du parlement, ou par courrier électronique et/ou au format papier sur demande
- Rapports sur la cybersécurité
Le cas échéant, merci de bien vouloir communiquer des observations ou exemples supplémentaires pour étayer l’évaluation.
Télécharger l'indicateur
Faites-vous aider pour l'évaluation
L'évaluation menée au moyen des indicateurs implique de poser un diagnostic et d'analyser les points forts et les points faibles, c.-à-d. ce que le parlement fait bien et ce qu'il pourrait faire mieux ou plus efficacement, en tenant compte des bonnes pratiques établies décrites dans les indicateurs.
Lisez le guide en vue de l'évaluation pour découvrir ce que vous devrez prendre en considération lorsque vous réaliserez une évaluation au regard des Indicateurs. Apprenez à préparer votre évaluation, à en déterminer les objectifs, à organiser votre travail, et plus. Prenez contact avec les partenaires du projet pour bénéficier de conseils spécialisés.
URL copiée dans le presse-papiers