Aspect: 1.3.8 : Tenue des registres

Cet aspect porte sur la tenue des registres parlementaires, élément essentiel pour la pérennité de l'institution. Les comptes rendus doivent contenir des preuves concernant les décisions et les travaux officiels du parlement, ainsi qu'une transcription directe de l'ensemble des travaux et des votes des parlementaires, des travaux quotidiens, des déclarations et des questions devant être consignées, ainsi que de toute autre question traitée en séance plénière. Ils doivent également inclure les documents présentés à la chambre et les copies des projets/propositions de loi et des motions présentés en vue d'être débattus. Le parlement doit également conserver les registres de l'ensemble des activités officielles menées en commission, y compris les contributions, les auditions et les réunions.

Les registres doivent être accessibles au public, à l'exception des comptes rendus des réunions de commission confidentielles ou privées, conformément au règlement du parlement.

Les registres doivent être conservés pour chaque année d'existence du parlement. 

Les registres doivent être conservés en toute sécurité dans un dépôt central facilement accessible à l'ensemble des parlementaires, du personnel et du public. Les registres doivent être disponibles sous forme imprimée et en ligne dans les langues de travail officielles définies dans la Constitution.

Les registres sont souvent compilés par le personnel parlementaire tel que les rapporteurs du Hansard Hansard The official record or transcript of debates in a parliament. The term "Hansard”, which is mostly used in Westminster-style parliaments, originated from the name of the printer in England who began preparing reports of parliamentary debates in the 18th century. The other terms in use are “transcript”, “record” and “stenogram”. ou les sténographes, qui sont responsables de l'enregistrement des transcriptions de l'ensemble des travaux quotidiens, des travaux en plénière et des questions examinées en commission, ainsi que par le personnel responsable de l'enregistrement des décisions officielles et des travaux du parlement, y compris les votes. Les registres doivent être protégés de manière adéquate et conservés dans des dépôts appropriés après chaque vote.