Dimensión: 1.3.8: Registros o documentación

Esta dimensión se refiere al mantenimiento de los registros parlamentarios, que es fundamental para la sostenibilidad institucional. Los registros deben incluir evidencia de las decisiones y procedimientos formales del parlamento, y una transcripción directa de todas las deliberaciones y votaciones de los parlamentarios, procedimientos diarios, declaraciones y preguntas para el registro, así como cualquier otro asunto realizado en el plenario. También deben incluir los documentos presentados a la Cámara y copias de las propuestas de leyes y mociones presentadas para debate. El parlamento también debe mantener registros de todos los asuntos oficiales realizados en todas las comisiones, incluidas presentaciones, audiencias y reuniones.

Los registros deben estar disponibles al público, con la excepción de los registros de las reuniones clasificadas o privadas de las comisiones según lo previsto en el reglamento del parlamento.

Deben mantenerse registros de cada año de existencia del parlamento.

Estos registros deben mantenerse de forma segura en un depósito central que sea de fácil acceso para todos los parlamentarios, el personal y el público. Los registros deben estar disponibles en forma impresa y en línea en los idiomas oficiales de trabajo como se describe en la Constitución.

Los registros a menudo son compilados por el personal parlamentario, como los reporteros Hansard Hansard The official record or transcript of debates in a parliament. The term "Hansard”, which is mostly used in Westminster-style parliaments, originated from the name of the printer in England who began preparing reports of parliamentary debates in the 18th century. The other terms in use are “transcript”, “record” and “stenogram”. o taquígrafos, que son responsables de registrar las transcripciones de todos los procedimientos diarios, los asuntos del plenario y de las comisiones, así como el personal responsable de registrar las decisiones formales y los procedimientos del parlamento, incluidas las votaciones. Dichos registros deben ser protegidos adecuadamente y archivarse en los repositorios necesarios después de la emisión de los votos.