Dimensión: 1.5.6: Gestión documental
Esta dimensión se refiere a los sistemas de gestión documental que apoyan la recopilación, categorización, análisis y almacenamiento de datos e información, y su distribución y difusión.
La gestión documental es esencial ya que mantiene un registro del trabajo del parlamento, brinda la información que los parlamentarios y el personal necesitan para realizar sus actividades, permite que el parlamento mantenga al público informado sobre su trabajo y sustenta la memoria institucional del parlamento.
A los efectos de esta dimensión, la “gestión documental” cubre todos los documentos generados por el parlamento, los parlamentarios y el personal parlamentario. Esto incluye los documentos formales y la información generada en el curso de los asuntos parlamentarios, así como los registros de la administración parlamentaria y los documentos generados por los parlamentarios en el desempeño de sus funciones representativas.
Véase también Dimensión 1.3.8: Registros o documentación, Indicador 2.2: Integridad institucional, Indicador: 3.1 Transparencia de procesos parlamentarios e Indicador 3.2: Comunicación parlamentaria y alcance.
Objetivo deseado
Evalúe su parlamento en relación con esta dimensión
Criterios de evaluación
1: Normas y procedimientos
El parlamento cuenta con normas, procedimientos y procesos de gestión de documentos que cubren la creación, el procesamiento, la categorización, el almacenamiento, el archivo, la recuperación, la eliminación y la difusión de información.
2: Repositorio central
Todos los documentos parlamentarios son almacenados de forma segura en uno o más repositorios centrales.
3: Acceso a los documentos parlamentarios
Los parlamentarios y el personal pueden acceder a los documentos parlamentarios según sea necesario y el público de acuerdo con las normas y procedimientos de la gestión documental.
Cómo completar esta evaluación
Esta dimensión es evaluada en función de varios criterios, cada uno de los cuales debe evaluarse por separado. Para cada criterio, seleccione uno de los seis grados descriptivos (Inexistente, Rudimentario, Básico, Bueno, Muy bueno y Excelente) que mejor refleje la situación en su parlamento, y proporcione detalles de la evidencia en la que está basada esta evaluación.
La evidencia para la evaluación de esta dimensión podría incluir lo siguiente:
- Normas, procedimientos y/o procesos de gestión de documentos
- Evidencia de uno o más repositorios centrales para los documentos parlamentarios
- Evidencia de que los documentos están disponibles a través del sitio web del parlamento, o por correo electrónico y/o en copia impresa previa solicitud
- Informes de ciberseguridad
Cuando corresponda, proporcione comentarios adicionales o ejemplos que respalden la evaluación.
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Obtenga ayuda con esta evaluación
La evaluación en relación con los Indicadores conlleva el diagnóstico y el examen de las fortalezas y las debilidades, por ejemplo, lo que el parlamento está haciendo bien y lo que podría hacer mejor o con más eficacia, teniendo en cuenta las buenas prácticas establecidas que se describen en los indicadores.
Lea la guía para la evaluación a fin de saber qué debe tenerse en cuenta a la hora de realizar una evaluación en función de los Indicadores. Descubra el modo de prepararse, la forma de establecer los objetivos de la evaluación y la manera de organizar el proceso, entre otras cuestiones. Contacte con los colaboradores del proyecto para obtener asesoramiento experto.
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